【資料の組立】基本を押さえて伝わる資料を組立てよう 「目的設定」

基本を押さえて伝わる資料を組立てよう

ビジネスの世界では、社内・社外を問わず、至る所でプレゼンテーションが行われています。

PowerPointは、提案内容をわかりやすく伝えるために欠かせない、プレゼンテーション用のソフトウェアです。しかし、伝えたいことがうまく纏められず、ポイントを外してしまったり、情報を詰め込みすぎて何が重要なのかが散漫になってしまっているために、わかりにくいスライドを作ってしまっている方もいらっしゃるようです。
資料の組立方法はプレゼン資料をはじめ、企画書・提案書を作成するための基本的な知識です。資料を作成する事になったらまずは資料を、どのように組立てると伝わりやすい資料になるのかをご紹介させていただきます。

〈目的設定〉

 初めからパワーポイントを立ち上げて、頭をひねりながら何時間もデスクに座っていませんか?

まず、最初にしなければならないのは、「プレゼンテーションの目的(ゴール)」を決めることです。

「相手は誰なのか、その人に何を伝えたいのか、そしてどうしてほしいのか」目的をしっかりと固めることから初めましょう。

目的を定めないままでは、資料を作成している途中で内容がブレてしまい、結局何が言いたいのかがわからない資料になってしまいます。

たとえば営業プレゼンだった場合、ゴール設定は「製品やサービスを導入してもらう」というのが目的となります。
一般的に営業プレゼンのターゲットになる相手は、担当者や決裁権を持った人になります。
その相手に対して、実際にそのサービスを導入したら、どんな効果がうまれ、お客様の抱えている課題や問題を解決できるのかを説明できる。そんな資料を作成することが重要になります。

PPTwebでは、お客様と一緒にプレゼンの種類に応じたゴール設定を一緒に考えます。

プレゼンの種類

ゴール設定

営業プレゼン

製品・サービスを導入してもらう

社内プレゼン

提案を採用してもらう

成果発表プレゼン

成果を承認してもらう

教育プレゼン

知識を身に着けてもらう

伝わらなければプレゼンではない

 プレゼンテーションの目的は、相手に行動してもらうためのものです。取引先に新たなサービスを提案するときであっても、社内における新たなビジネス戦略を提案するときであっても、プレゼンをとおして伝えたいことをしっかりと伝え、アクションを起こしてもらわなければなりません。しかし、ただ話をするだけではわかりにくいので、スライドの力を借りてわかりやすく伝えます。

こんなアクションをとって欲しいので、そうしなければならない理由をシンプルに、明確に伝える…これがプレゼンテーションで最も重要なことです。

とって欲しいアクションはプレゼンのゴールです。プレゼン資料は、その行動へと聞き手を導くために組み立てます。

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