【資料の組立】基本を押さえて伝わる資料を組立てよう 「ページの構成」

ビジネスの世界では、社内・社外を問わず、至る所でプレゼンテーションが行われています。

PowerPointは、提案内容をわかりやすく伝えるために欠かせない、プレゼンテーション用のソフトウェアです。しかし、伝えたいことがうまく纏められず、ポイントを外してしまったり、情報を詰め込みすぎて何が重要なのかが散漫になってしまっているために、わかりにくいスライドを作ってしまっている方もいらっしゃるようです。
資料の組立方法はプレゼン資料をはじめ、企画書・提案書を作成するための基本的な知識です。資料を作成する事になったらまずは資料を、どのように組立てると伝わりやすい資料になるのかをご紹介させていただきます。

〈ページの構成〉

プレゼン資料を作成する際、皆さんはこんな経験ありませんか?

  • とりあえずパワーポイントを立ち上げて、表紙のタイトルを入れて、目次を用意して、何を伝えようかなぁ~と何時間も悩む。
  • 少しページを作っては削除し、後で削除しなければよかったと後悔。
  • 結局伝えたいことがまとまらず説明内容を詰め込んだ資料を作成。

プレゼン資料作成でよく陥るパターンといっていいです。伝わらなければ意味がありません。では伝わるための資料構築をするためにはどうすればいいのか、以前のコラムで「組立構成」の話をしているので、そちらをご確認いただいたうえで、実際に私たちがどのようにページを構成しているかをご紹介します。

1)大きめの付箋紙を用意

 資料構成する項目を書き出すために、付箋紙を用意してください。メモ用紙でも代用は可能です。

2)伝えなければならない項目をとにかく書き出す

 用意した付箋紙に、資料の中で説明したい項目を1枚1項目として書き込みます。説明したい内容が多くても構いません。少ないより多い方がこの段階では重要です。とにかく思いつく限り書き込んでください。

3)プレゼンロジックに沿って書き出した付箋を並べる

 書き出した項目をプレゼンロジック(「結論・理由・具体例・結論」または「課題・原因・解決策・効果・結論」)等に合わせて、分別していきます。

4)書き出した項目を整理して、骨組みを作成する

 ロジックに沿って配置した項目に不足や重複があれば整理し、プレゼン全体の骨組みを完成させます。

5)各項目に必要な情報を追加する

 骨組みが出来上がったら、各項目で説明すべき情報、図、数値等を追加していきます。

このように、弊社ではプレゼン資料の構成サポートを請け負うにあたって、お客様と打ち合わせをしながら、少しづつ組み立てをおこなっています。今回はざっくりとした組み立て方の説明でしたが、今後もう少し具体例を挙げて分かりやすくご説明しようと感がていますので、お待ちください。

また、弊社では各スライドの内容を作りこむためのシナリオ構成シートを利用しています。ダウンロードできるようにしておきますので、ご入用の方はダウンロードしてお使いください。

伝わらなければプレゼンではない

 プレゼンテーションの目的は、相手に行動してもらうためのものです。取引先に新たなサービスを提案するときであっても、社内における新たなビジネス戦略を提案するときであっても、プレゼンをとおして伝えたいことをしっかりと伝え、アクションを起こしてもらわなければなりません。しかし、ただ話をするだけではわかりにくいので、スライドの力を借りてわかりやすく伝えます。

こんなアクションをとって欲しいので、そうしなければならない理由をシンプルに、明確に伝える…これがプレゼンテーションで最も重要なことです。

とって欲しいアクションはプレゼンのゴールです。プレゼン資料は、その行動へと聞き手を導くために組み立てます。

パワーポイント資料でお困りではありませんか?
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