【資料の組立】基本を押さえて伝わる資料を組立てよう 「テーマの明確化」

基本を押さえて伝わる資料を組立てよう

ビジネスの世界では、社内・社外を問わず、至る所でプレゼンテーションが行われています。

PowerPointは、提案内容をわかりやすく伝えるために欠かせない、プレゼンテーション用のソフトウェアです。しかし、伝えたいことがうまく纏められず、ポイントを外してしまったり、情報を詰め込みすぎて何が重要なのかが散漫になってしまっているために、わかりにくいスライドを作ってしまっている方もいらっしゃるようです。
資料の組立方法はプレゼン資料をはじめ、企画書・提案書を作成するための基本的な知識です。資料を作成する事になったらまずは資料を、どのように組立てると伝わりやすい資料になるのかをご紹介させていただきます。

〈テーマの明確化〉

「相手は誰なのか、その人に何を伝えたいのか、そしてどうしてほしいのか」目的をしっかりと固めることから初めましょう。
と以前お伝えしましたが、目的を達成するためには、プレゼンターは聞き手に何を理解してもらう必要があるのかについても考える必要があります。

ここに「サービスA」があります。そのサービスを「導入してほしい」のか、そのサービスを活用して「業務提携をし事業拡大をしたい」のかで資料の内容は全く変わってきます。

サービスを導入してほしいのならば、その商品の魅力や価値を伝えなければいけませんし、業務提携により事業拡大をしたいなら、そのサービスを活用することによる利益や効果を伝えることが重要です。

説明を理解してもらうためのもっとも簡単な組立手法に、「テーマの明確化」があります。
説明内容によっては、複数の課題があったり、説明が細部にわたるような場合により効果的とされています。「本日のトピックは、サービスAを導入した業務提携により、御社の営業効率の改善と収益化の提案です」と最初に明確なテーマを伝えることで、聞き手に何について話を聞くのか、どう話を聞く必要があるのかを事前考えさせてることができます。よくある提案資料に「●●についてのご提案」とだけしか載っていないものがありますが、これでは何を求めているのかを相手に伝えることができないうえに、相手も何を聞かされるのか変に身構えさせてしまいます。

このように、理解してもらいたい目的が変わると、アプローチ方法も変わってくるので。目的に合わせたテーマを明確にして資料作成を進めていきましょう。

伝わらなければプレゼンではない

 プレゼンテーションの目的は、相手に行動してもらうためのものです。取引先に新たなサービスを提案するときであっても、社内における新たなビジネス戦略を提案するときであっても、プレゼンをとおして伝えたいことをしっかりと伝え、アクションを起こしてもらわなければなりません。しかし、ただ話をするだけではわかりにくいので、スライドの力を借りてわかりやすく伝えます。

こんなアクションをとって欲しいので、そうしなければならない理由をシンプルに、明確に伝える…これがプレゼンテーションで最も重要なことです。

とって欲しいアクションはプレゼンのゴールです。プレゼン資料は、その行動へと聞き手を導くために組み立てます。

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