〈メリットの提示〉
プレゼンテーションを大きく分けると「講演」を目的としたものと、「提案」を目的としたものの2種類があると考えています。前者はこれまでの研究や分析内容をまとめ、実績や考えを発表するプレゼンテーションで、経営計画発表会、株主総会、セミナー、学術発表会などがそれにあたります。
一方後者は営業目的など直接相手や組織の利益に対して、課題から解決策を提示するプレゼンテーションで、社内・社外プレゼンなどがそれにあたります。
今回のコラムでは、「提案」を目的とした、社内・社外プレゼン資料作成のコツとして「メリットの提示」のお話をさせていただきます。
相手のメリットが何かを考える
社内であれ、社外であれ提案型のプレゼンテーションを行う場合、何かしらの課題に対してのそれを解決するための提案を行い、採用してもらうために資料を作成し発表を行います。この時、自分の考えだけをただ並べ押し付けるようなまとめ方をしてしまいがちなので、注意が必要です。このように目的が発表になっていると、独りよがりの悪いプレゼンになってしまいます。
その提案は何を目的としているのかを考え、相手は何を望んでいるか、その提案により相手にはどのようなメリットがあるのかを考え提案資料をまとめましょう。
メリットとデメリット
メリットに対して必ずデメリットは存在します。設備を導入して稼働率をを高めれば当然、購入費やランニングコストが必要になるように、デメリットのない提案はありません。そのメリットとデメリットに対して、説明が不足してしまったことによって発生する誤解が一番やってはいけないプレゼンテーションです。相手に良い印象を与えたいがために、メリット盛り盛りで作成した資料では、上の項目でも記述しているように、自分の考えを押し付けるだけの悪いプレゼンになるので、必ずメリットとデメリットは同じスライド上に表示することを心がけてください。その方が提案の採択者からは比較しやすく分かりやすい資料になります。
少し未来のイメージさせる
メリットの説明で少し心がけておくと良いのが、少し先の未来をイメージさせることを心がけておくと良いでしょう。その提案を採用したときに生じる、少し先の未来の良い環境や影響を考えておくということです。
提案内容によりますが、今のワークフローに慣れてしまっている人に、新しいワークフローに取り掛かることはどうしても負担が発生してしまいます。いわゆるデメリットです。そんな現場の負担に対して、今のワークフローから切り替えることで、どれだけ効率的になるか省力化できるかなどを、現場の立場に立って説明してあげることで、少し先の未来の良い環境や影響をイメージさせてあげることができるとよいプレゼンテーションになるでしょう。
伝わらなければプレゼンではない
プレゼンテーションの目的は、相手に行動してもらうためのものです。取引先に新たなサービスを提案するときであっても、社内における新たなビジネス戦略を提案するときであっても、プレゼンをとおして伝えたいことをしっかりと伝え、アクションを起こしてもらわなければなりません。しかし、ただ話をするだけではわかりにくいので、スライドの力を借りてわかりやすく伝えます。
こんなアクションをとって欲しいので、そうしなければならない理由をシンプルに、明確に伝える…これがプレゼンテーションで最も重要なことです。
とって欲しいアクションはプレゼンのゴールです。プレゼン資料は、その行動へと聞き手を導くために組み立てます。
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